REPUBLIQUE DU BENIN
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MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA
RECHERCHE SCIENTIFIQUE
(MESRS)
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ECOLE SUPERIEURE D’ADMINISTRATION D’ECONOMIE DE JOURNALISME ET DES METIERS DE L’AUDIO VISUEL
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OPTION: ADMINISTRATION GENERALE
FILIERE: ADMINISTRATION TERRITORIALE ET LOCALE
MEMOIRE DE FIN DE FORMATION POUR L’OBTENTION DU DIPLOME DE LICENCE PROFESSIONNELLE
THEME
REALISE PAR
AMOUSSOU Alban & ISSIAKA Lahoudathou
MAITRE DE STAGE : MAITRE DE MEMOIRE
M Ayouba KOTO OUECERE M GOUNGNI Anicet Lambert
Année Académique : 2022-2023
LA GESTION DES ARCHIVES DANS LES COLLECTIVITES TERRITORIALES : CAS DE LA MUNICIPALITE DE PARAKOU
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IDENTIFICATION DU JURY
PRESIDENT :
RAPPORTEUR :
EXAMINATEUR :
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AVERTISSEMENT
L’Ecole Supérieure d’Administration, d’Economie, de Journalisme et des Métiers de l’Audio-visuel, n’entend donner ni approbation ni improbation aux opinions émises dans ce mémoire. Ces opinions doivent être considérées comme propres à leurs auteurs.
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DEDICACES
DEDICACE 1
Je dédie ce travail à ma grande soeur ISSIAKA Salimath
ISSIAKA Lahoudatou
DEDICACE 2
Je dédie ce travail à mon grand frère EGBEMIKPON Clémence Amèdomê Bertin
AMOUSSOU Alban
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REMERCIEMENTS
Au Fondé d'ESAE Monsieur ADECHIAN Clément ;
Au Directeur d’Etude à ESAE (D.E) Monsieur TOUDONOU Athanase Johanès
Au Coordonnateur en même temps notre Maitre mémoire GOUNGNI Anicet Lambert
A tout le corps professoral pour leurs sacrifices et leur abnégation
A notre maître de stage Ayouba KOTO OUECERE, Chef Service du pré- Archivage et de la Documentation de Parakou ;
Aux membres de l’Administration ESAE ;
Aux parents, amis et tous ceux qui ont oeuvré pour la réalisation de ce Mémoire.
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LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
ADECOB: Association pour le Développement des Communes du Borgou.
DAN : Direction des Archives National
DUA : Durée d’Utilité Administrative
ESAE : Ecole Supérieure d’Administration d’Economie de Journalisme et des Métiers de l’Audiovisuel
INSAE: Institut National de la Statistique et de l'Analyse Economique
ONG: Organisation Non Gouvernementale.
PDC : Plan de Développement Communal.
RGPH4: Recensement Général de la Population et de l'Habitat
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LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1: Regroupement des problèmes par centre d’intérêt………………….22
Tableau 2 : Tableau de bord de l'étude…………………………………..…27-28
Tableau 3 : Méthodes de stockage et conservation des documents au SPAD de Parakou……………………………………………………………………...….44
TABLEAU 4: Effectif de la population mère…………………………………...46
TABLEAU 5 : Effectif de l’échantillon ……………………………………..…46
TABLEAU 6 : Avis du personnel sur les Archives qui constituent de véritables sources informationnelles pour la Mairie de Parakou …………………………46
TABLEAU 7 : Avis du personnel sur le fait que la qualité des services est améliorée grâce à la bonne gestion et conservation des Archives………………46
TABLEAU 8 : Avis du personnel sur le fait que la Commune a les moyens internes nécessaires pour la bonne gestion des Archives………………..………46
TABLEAU 9 : Avis du personnel sur la gestion des Archives au Service de pré- Archivage et de la Documentation de la Mairie de Parakou…………….……48-49
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LISTE DES FIGURES
FIGURE 1 : Carte de la situation géographique de Parakou…………………….4
FIGURE 2 : Carte administrative de Parakou………………………………….5
.
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LISTE DE L’ANNEXE
QUESTIONNAIRE D’ENQUËTE
QUESTIONNAIRE D’ENTRETIEN
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SOMMAIRE
INTRODUCTION ............................................................................................... 2 CHAPITRE I : CADRE INSTITUTIONNEL ET DÉROULEMENT DU STAGE ................................................................................................................. 4
CHAPITRE I: CADRE INSTITUTIONNEL ET DÉROULEMENT DU STAGE ................................................................................................................. 5
SECTION 1: CADRE DE L'ÉTUDE ET OBSERVATION SUR LE LIEU DE STAGE ........................................................................................................... 5
SECTION 2: CIBLAGE DE LA PROBLEMATIQUE ................................. 12 CHAPITRE II : ASPECT THÉORIQUE ET MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE ........................................................................................................... 17
SECTION 1 : ASPECT THÉORIQUE ........................................................... 18
Section 2 : Considérations méthodologiques .................................................. 36 CHAPITRE III : PRESENTATION, ANALYSE DES RESULTATS ET SUGGESTIONS ................................................................................................ 39
Section 1: PRESENTATION ET ANALYSE DES DONNEES .................... 40
Section 2 : Suggestions ...................................................................................... 48
CONCLUSION .................................................................................................. 51
RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES: ....................................................... ix
TABLE DES MATIERES ................................................................................. xi
ANNEXES .......................................................................................................... xv
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GLOSSAIRE
GESTION :
Du latin gestío, le concept de gestion se réfère à l'action et à l'effet de gérer ou d'administrer. Gérer, c'est prendre des mesures et conditions conduisant à la réalisation d'un objectif et surtout d’en assurer la rentabilité.
ARCHIVES :
les Archives sont l'ensemble des documents quels que soient la nature, la date ,la forme et le support matériel élaboré ou reçu par une personne physique ou morale du droit public ou privé dans le cadre de son activité. Ces documents sont organisés et conservés à des fins scientifiques, administratives et culturelle.
COLLECTIVITE TERRITORIALE :
Une Collectivité Territoriale (ou Collectivité Locale) est une circonscription administrative, dotée d'une personnalité juridique. C'est une partie du territoire d'un Etat qui dispose d'une certaine autonomie financière.
MUNICIPALITE :
La Municipalité est une entité administrative assurant la gestion territoriale des collectivités qui est établie en un lieu déterminé et qui jouit d’une personnalité juridique.
PARAKOU :
Parakou est une Commune et une grande ville du nord Bénin. Encore appelé cité de kobourou, elle est une ville à statut particulier
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RESUME
Les Collectivités Territoriales produisent un volume important de document et de ce fait constituent une source d’informations utiles tant pour les autorités qui participent à leur fonctionnement qu’aux usagers de ce Service public. La mise en oeuvre d’une politique de gestion rationnalisée des documents d’Archives n’est pas encore une réalité certaine dans les Collectivités Territoriales. Aujourd’hui, la maitrise de la règlementation propre à la bonne conservation de ces documents ainsi que l’affectation de moyens humains, financiers, matériels et logistiques pour parvenir à cet objectif apparaissent indispensables.
Mots clé : Archives, Collectivités Territoriales
ABSTRACT
Local authorities produce a large volume of documents and are therefore a useful source of information both for the authorities involved in their operation and for the users of this public service.Archival document is not yet a certain reality in the Territorial Communities. Today, the mastery of the regulations specific to the proper conservation of these document as well as the allocation of human, financial, material and logistical means to this objective appear essential.
Keywords : Archival, Territorial Communities
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INTRODUCTION
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INTRODUCTION
La décentralisation est un système dans lequel une Collectivité ou une entité de service s'administre elle-même sous le contrôle de l'État central. Elle se trouve être l'émanation du système démocratique qui dans la logique du pouvoir du peuple, par le peuple et pour le peuple, favorise la gestion de la res publica (la chose publique) à la base. C’est dans la logique de cette gestion à la base que sont nées les Collectivités Territoriales qui sont des cellules administratives qui accompagnent l'État central dans son effort de développement qui se veut être l'amélioration des conditions et de la qualité de vie collective et individuelle d'une population à la base. Dans la réalisation de cette oeuvre, ces Collectivités Territoriales produisent des documents utilisables à court, moyen et long termes. Lesquels documents constituent la Mémoire, la source irremplaçable d’informations, l’identité historique de ces Collectivités que l'on désigne par le terme d'Archives servant de référence dans les prises de décision et les choix stratégiques en vue d'un développement durable. En témoignant des activités menées et des décisions prises, les Archives assurent à la fois la continuité des Administrations et la justification de leurs droits ainsi que ceux des personnes physiques et des Collectivités parce qu’elles garantissent l’accès des citoyens à des informations relatives aux administrations locales et le droit des populaires à connaitre leur histoire. Les Archives sont alors essentielles à l’exercice de la démocratie à la base, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance. La conservation et la bonne gestion de ces Archives constituent une responsabilité qui incombe aux Communes en tant que structures décentralisées. Elles doivent notamment veiller aux conditions de production et de gestion des Archives actives et semi actives, organiser le regroupement de ces Archives dans une infrastructure convenablement équipée et tenir à jour un état de ces documents. C'est à cet effet, que l'État a procédé à la création de la Direction des Archives Nationales par le Décret n°2007-532 du 02 Novembre 2007 portant Attribution, Organisation et Fonctionnement des Archives Nationales qui a pour mission principale la supervisassion, le contrôle des Services de pré Archivage et
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de Documentation communale. Elle mènera périodiquement des tournées pour s’enquérir des problèmes auxquels sont confrontés les Archivistes sur le terrain.
Par ailleurs, les Archives dans les Collectivités Territoriales font l'objet d'une gestion qui souffre de plusieurs insuffisances à savoir : problème organisationnelles, déficit de personnel d’appui, problème d’infrastructures et problème de planification. Ce qui motive le choix du thème: « la Gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales: cas de la Municipalité de PARAKOU. » Ce travail s'articulera autour de trois (03) grands axes.
- Le premier axe sera consacré au cadre institutionnel de l'étude et au déroulement du stage. Il s'agit de passer au peigne fin, la structure d'accueil du stage et de faire l'état des lieux et le déroulement du stage.
-Le deuxième axe fera recours au cadre théorique et méthodologique de l’étude. Il repose sur la problématique, les objectifs de la recherche, la revue de littérature et les hypothèses de recherche sans oublier la démarche méthodologique.
-Le troisième fera le point de la présentation et l'analyse des résultats des enquêtes, la vérification des hypothèses et les approches de solution .Ici, il sera question d'exposer les résultats obtenus des enquêtes réalisées suivie de leurs analyses.
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CHAPITRE I : CADRE INSTITUTIONNEL ET DÉROULEMENT DU STAGE
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CHAPITRE I: CADRE INSTITUTIONNEL ET DÉROULEMENT DU STAGE
Il s’agit d'étudier dans cette partie, le cadre de l'étude et les observations du stage (section 1) puis le ciblage de la problématique (section 2).
SECTION 1: CADRE DE L'ÉTUDE ET OBSERVATION SUR LE LIEU DE STAGE
IL s'agit ici de présenter le cadre institutionnel du stage (paragraphe 1) puis son déroulement (paragraphe 2).
PARAGRAPHE 1: CADRE INSTITUTIONNEL DU STAGE
1-1 Présentation du cadre institutionnel
C’est à la Mairie de Parakou que nous avons effectué notre stage. Ainsi, dans cette partie, nous présenterons la situation géographique, l’organisation administrative, le milieu physique, les principaux groupes socioculturels et du peuplement humain et démographique de cette zone d’étude.
Situation géographique
La Commune de Parakou est située au Nord de la République du Bénin entre les parallèles 9°15’ et 9°27’ de latitude Nord et les méridiens 2°30’ et 2°46’ de longitude Est. Elle est le chef-lieu du département du Borgou et est située à 435 km de Cotonou. Elle couvre une superficie de 441 Km2 et représente du cout la plus petite Commune du département du Borgou. Elle est limitée au Nord par la commune de N’Dali, au Sud, à l’Est et à l’Ouest par la Commune Tchaourou (Carte n°1). Parakou abrite la plupart des directions départementales et les plus grandes infrastructures telles que l’aéroport de Tourou, l’OCBN, l’Université, etc. Ce qui fait d’elle la capitale régionale du Nord Bénin
Figure 1: Carte de la situation géographique de Parakou
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Source : PDC 3 de la Commune de Parakou p.16
Organisation administrative
Parakou est une Commune à statut particulier constituée de trois (3) arrondissements et cinquante-huit (58) villages et quartiers de villes (RGPH 4). La Commune est administrée par un Conseil Municipal composé de trente-et-un (31) conseillers ayant à sa tête le Maire. La Commune de Parakou est le chef-lieu du Département du Borgou et, en cette qualité, abrite des Directions déconcentrées sectorielles des Ministères et de l’Administration générale de l’Etat, et beaucoup d’Agences régionales.
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Figure 2: Carte administrative de Parakou
Sources : PDC 3 de la Commune de Parakou p.17
√ Milieu physique
• Relief et nature des sols
Le relief de la Commune de Parakou est une pénéplaine, qui correspond à une ancienne surface d’aplanissement dont l’altitude moyenne est d’environ 350 m. Elle présente un aspect vallonné où l’on observe une succession de croupes ayant généralement un sommet arrondi. Les pentes sont comprises entre 1,5% et 4%.La région de Parakou se singularise sur le plan pédologique par la prédominance des sols à texture légère, d’épaisseur importante due à la faiblesse de l’érosion. La commune de Parakou à trois types de sols à savoir:
Les sols ferrugineux à sesquioxydes de fer et de manganèse qui occupent 72% de la superficie de la Commune. Ils couvrent la presque totalité de la Commune et se
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présentent sous diverses formes à savoir: les sols ferrugineux tropicaux à concrétion, les sols ferrugineux tropicaux lessivés sans concrétion, les sols ferrugineux tropicaux indurés et les sols ferrugineux tropicaux appauvris.
Les sols ferralitiques qui occupent 20% de la superficie de la Commune donc moins représentés que les premiers. Ils se rencontrent en majorité dans le centre de la Commune et occupent les parties les plus élevées des reliefs.
Les sols hydromorphes, minéraux ou peu humifères qui occupent 8% de la superficie de la Commune donc très peu représentés, se retrouvent sur les versants, les bas de pente, dans les dépressions et surtout dans les bas-fonds.
Climat et hydrographie
La Commune Parakou jouit d’un climat tropical humide de type soudanien caractérisé par une succession annuelle de deux saisons: une saison sèche qui dure cinq mois, de mi-octobre à mi-avril et une saison pluvieuse qui occupe le reste de l’année. La saison sèche rude entre décembre et février est marquée par l’harmattan (un vent froid et sec). Les précipitations ont une hauteur moyenne annuelle de 1200 mm avec un maximum survenant entre Juillet, Août et Septembre (figure1).
La Commune de Parakou présente un réseau hydrographique peu diversifié. Elle est partagée par le bassin de l’Okpara du grand TCHAOROU et celui de Yéroumaro à l’intérieur desquels coulent des cours d’eau temporaires tels que Tiédaro, Sabin-Boura, Wessi, Kabouati, etc. L’Okpara est le seul cours d’eau permanent qui existe et est situé à environ à 12 Km à l’Est de la ville dans la Commune de Tchaourou. Il est lui-même un affluant important du fleuve Ouémé. Les vallées, généralement très larges, ont un fond plat et constituent des espaces propices pour les activités de maraîchages et de piscicultures.
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Végétation et faune
Le couvert végétal actuel à Parakou est la résultante aussi bien des aptitudes pédologiques, des variations climatiques que des emprises anthropiques. Ainsi, la végétation est dominée par la savane avec toutes ses variantes : savane boisée, savane arborée, savane arbustive. La végétation de savane arborée est dominante et caractérisée par la présence du néré (Parkia biglobosa), du faux acajou (Blighia sapinda), de bois d’ébène (Diospyros mespilifounis), le karité (Butyrosperum paradoxum). Les bas-fonds sont des prairies marécageuses de savane, des buissons de bambous (Bambusa arundinacca). Les talwegs sont parcourus par un chapelet de mares reliées entre elles par un filet d’eau qui grossit après les tornades. Les jachères sont envahies par des graminées et les arbustes assez divers.
Principaux groupes socioculturels
Le peuplement de Parakou remonte à la période précoloniale avec des migrations de Baatombu venus du Nord et de Yoruba venus de l’Est. L’implantation de l’Administration coloniale et l’érection d’un camp militaire ont eu pour retombée l’installation d’une vague de fonctionnaires nationaux, de tirailleurs Sénégalais et de commerçants.
Le début du XXème siècle fut marqué par la plus forte immigration des populations Adja-Fon par l’intermédiaire des interprètes, des guides et des porteurs. Avec l’inauguration de la gare ferroviaire en 1937, La Commune de Parakou va connaître une croissance spatiale très rapide consécutivement à la naissance des quartiers Alaga et Camp Adagbè où logeait une classe ouvrière composée majoritairement de Fon autour de la gare ferroviaire et du marché Dépôt. Les rapatriements successifs des Béninois de 1958 (Côte d’Ivoire), de 1963 (Niger), de 1972 (Ghana), de 1978 (Gabon), de 1983 (Nigéria) vont gonfler progressivement la population de la ville. En outre, La Commune de Parakou va connaître des migrations de travail dans les années 1970 avec l’implantation de
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plusieurs unités industrielles : l’IDATEX (Industrie Dahoméenne des Textiles), la SOBRADO (Société de Brasserie d’Outre-mer, ex Société de Brasserie de Dahomey SOBRADA), l’usine de noix d’anacarde, etc., (Kora, 2006 et Mairie de Parakou, 2015). Ces dernières années, il y a eu des migrants en provenance de la Donga (Ouaké, etc.) qui interviennent dans les secteurs de la restauration, du commerce et autres.
Peuplement humain et démographie
Répartition de la population par Arrondissement
La population de la Commune de Parakou est inégalement répartie dans les trois Arrondissements. Selon le quatrième recensement général de la population et de l’habitation, le premier Arrondissement vient en tête avec une population de 114558 habitants suivi du deuxième avec une population de 71121 habitants. Le troisième Arrondissement vient en dernière position avec une population de 69799 habitants
D’après le Quatrième Recensement général de la population et de l’habitation (RGPH4) de 2013, la population de la Commune de Parakou est 255 478 habitants, dont 127 328 hommes et 128 150 femmes (INSAE, 2015).
Les migrants sont fortement concentrés dans le premier Arrondissement pour un taux de 45%, 29% dans le troisième arrondissement et 26% dans le deuxième Arrondissement.
Parakou constitue un pôle d’attraction au regard de son statut, de sa position géographique et des opportunités que la ville offre au plan économique. Les activités auxquelles s’adonnent les migrants nationaux dans le noyau urbain sont: le petit commerce, l’exercice de petits boulots dans les chantiers, les petits métiers en milieu urbain. Ceux qui résident en milieu rural, servent souvent de mains d’oeuvre dans les activités champêtres. Quant aux migrants internationaux ils exercent en tant que: grossistes dans le commerce, transporteurs et vendeurs ambulants. Il faut noter que la plupart des migrants internes, n’ont pas des activités
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fixes, ils exercent les activités de survivance en vivant la plupart du temps dans les conditions précaires. Parmi ces activités de survivance on peut retenir la culture du maïs, du haricot et de l’igname.
Pour faire valoir les droits et devoirs des migrants, la Mairie de Parakou prend de plus en plus des initiatives dont l’organisation d’une journée internationale des migrants avec la participation de ces derniers, des ONG comme HELVETAS Swiss inter coopération, l’Association pour le Développement des Communes du Borgou (ADECOB). Par ailleurs HELVETAS Swiss interopération, a appuyé la municipalité de Parakou dans l‘élaboration d’un plan stratégique pour la prise en compte de la dimension migration et diaspora pour le développement de la Commune.
1-2- Présentation du cadre physique de l’étude
Le cadre physique de l’étude consiste à la présentation du service des Archives Municipales de Parakou à travers sa mission, ses responsabilités et son supérieur hiérarchique.
1-2-1 Missions du Service des Archives
Le Service des Archives Municipales de Parakou a pour mission principales de traiter, conserver, gérer les documents et les données informatiques de la Mairie de Parakou.
A-Responsabilités de la salle des Archives Municipales
Le service des Archives Municipales de Parakou est chargé d’exécuter les tâches suivantes:
▪Classer les documents et les Archives de la Commune
▪Créer une banque d’information sur la Commune et ses partenaires
▪Gérer la bibliothèque municipale
▪Organiser l’Archivage électronique
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B- Supérieur hiérarchique
Le service des Archives Municipales de Parakou est placé sous l’autorité et le contrôle du Responsable des Systèmes d’Information (RSI)
PARAGRAPHE 2: Déroulement du stage
Processus d’obtention du stage
Dans le but d’approfondir nos connaissances nous avons sollicité et obtenu un stage, suite à une lettre de recommandation adressée par l’Ecole Supérieure d’Administration, d’Economie, de Journalisme et des Métiers de l’Audiovisuel (ESAE) à la Mairie de Parakou. Nous avons été orientés vers le service des Archives Municipales.
Nos objectifs poursuivis à travers ce stage sont la confrontation de nos connaissances théoriques à la réalité pratique du terrain et l’appréciation de façon concrète du mécanisme d’archivage et de conservation des Documents Administratifs.
2-1: Travaux effectués
Au cours de notre stage, nous avons pu assister au déroulement des opérations suivantes:
- Renommage des souches avec un ordinateur bureautique,
- fouille physique des souches.
- Saisie des extraits de naissance
- Recherche de Documents Administratifs
- Réception des Documents (ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire)
- Comment conserver un Document pour prolonger sa durée de vie
SECTION 2: CIBLAGE DE LA PROBLEMATIQUE
Il s’agit ici de la formulation et justification de la problématique et de sa spécification
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PARAGRAPHE 1 : Formulation et justification de la problématique
Il s’agit d’évoquer l’inventaire des éléments de l’état des lieux et le choix de la problématique
1-1-Inventaire des éléments de l’état des lieux
Cette partie est réserve pour l’analyse SWOT du Service de Pré-Archivage et de la Documentation (SPAD). Elle permet de procéder à une analyse interne afin d’avoir une clairvoyance sur les forces, faiblesses, opportunités, et menaces.
A- Inventaire des forces et Opportunités
Comme forces, on peut citer:
- La disponibilité des matériaux primaires de conservation des documents d’archives
- La disponibilité des bureaux pour le personnel
Comme opportunités, on peut citer:
Existence de collaboration avec :
- la Coopération Suisse
- l’Association pour le Développement des Communes du Borgou (ADECOB)
B- Inventaire des faiblesses et menaces
Comme faiblesse, nous pouvons retenir :
- Insuffisance de matériel pouvant aider dans la sauvegarde et conservation des données;
- Manque de personnel d’appui ;
- Absence de réseau internet ;
- Défaillance des scanners.
Comme menaces, nous retenons:
- Possibilité de dégradation des données
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Tableau 1: Regroupement des problèmes par centre d’intérêt
N°
Centre d’intérêt
Problèmes Généraux
Problèmes spécifiques
Problématique
1
Lenteur dans l’exécution des tâches
Insuffisance des équipements adéquats
Insuffisance des matériels de travail
Problématique de lenteur dans l’exécution des tâches
2
Manque de personnel d’appui
Non recrutement du personnel d’appui au profit du SPAD
Pénurie de personnel d’appui
-Difficulté de satisfaction des usagers à temps
Problématique de manque de personnel d’appui
3
Manque de ressources financières
Manque d’attention des autorités sur le SPAD
Manque de fournitures de bureau
Problématique du manque d’une ligne budgétaire allouée au SPAD dans le budget communal
Source: Donnée de terrain, Mai 2023
1-2: Choix de la problématique et justification du thème
L’état des lieux du SPAD nous a permis de découvrir les problèmes persistants qui minent le service. Ces problèmes représentent des centres d’intérêt qui vont être abordés tout au long de ce Mémoire.
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De l’analyse de ces différents problèmes, se dégagent les trois problématiques ci-après:
-Problématique de lenteur dans l’exécution des taches
-Problématique de manque de personnel d’appui
-Problématiques de ressources financières.
Ces trois problématiques apparaissent comme le pilier qui nous permettra de mener à bien notre réflexion sur le thème “la gestion des archives dans les Collectivités Territoriales: cas de la Municipalité de Parakou “
PARAGRAPHE 2: SPECIFICATION DE LA PROBLEMATIQUE ET SEQUENCE DE RESOLUTION
Ce paragraphe expose la spécification de la problématique et la séquence de résolution.
2-1-Spécification de la problématique
Les Archives jouent un rôle déterminant dans le bon fonctionnement de l’Administration. Pour le bon fonctionnement de l’administration il faut que les Archives soient dans de très bonnes conditions c’est ainsi qu’au cours de notre stage au service des Archives de la Municipalité de Parakou nous avons pu observer que les autorités à Parakou ont pris très à coeur la bonne gestion des Archives. Cependant il y a des limites qui entravent cette dynamique de tous les acteurs impliqués dans la gestion des Archives à la Mairie de Parakou. Entre autres nous avons
-La lenteur dans l’exécution des tâches
- Manque de personnel d’appui
-Manque de ressources financières
-Absence de réseau internet.
Ces problèmes spécifiques permettront de résoudre le problématique de l’étude à savoir la gestion des Archives.
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2-2: Séquence de résolution
Suite aux remarques faites concernant la politique de gestion des Archives, il parait important et pertinent de ressortir les démarches à suivre pour l’élaboration des approches de solutions.
D’abord nous fixerons les objectifs à atteindre en menant cette étude, ensuite nous ressortirons à partir des problèmes qui seront identifiés des hypothèses. L’analyse de ces hypothèses permettra d’apporter des approches de solutions.
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CHAPITRE II : ASPECT THÉORIQUE ET MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE
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CHAPITRE II : ASPECT THÉORIQUE ET MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE
Au cours de ce chapitre nous aborderons l’aspect théorique et méthodologique de l’étude
SECTION 1 : ASPECT THÉORIQUE
Cette section aborde la problématique de L'étude (paragraphe 1) puis les objectifs et hypothèses de l'étude (paragraphe 2), la clarification conceptuelle, la revue de littérature (paragraphe 3).
PARAGRAPHE 1 : PROBLÉMATIQUE DE L'ÉTUDE
La ville de Parakou encore appelée cité des KOBOUROU est située dans le Département du BORGOU au Nord-BÉNIN .Ville à statut particulier, elle est une Collectivité Territoriale Administrative. À ce titre elle produit des Archives conservées à des fins administratives, culturelles et scientifiques.
En effet, placée sous le contrôle scientifique et technique de la Direction des Archives Nationales créée par le Décret n°2007-532 du 02 Novembre 2007 portant Attribution, organisation et fonctionnement des Archives Nationales, la Commune de Parakou est propriétaire de ses Archives .Elle en assure la conservation et la mise en valeur. Elle est tenue de recevoir et de gérer les Archives des Arrondissements ayant leur siège dans la Commune.
Ainsi la question se pose de savoir les stratégies mises en place pour une meilleure exploitation des Archives dans la Collectivité Territoriale de PARAKOU.
PARAGRAPHE 2: OBJECTIFS ET HYPOTHÈSES DE L'ÉTUDE
Pour mieux analyser les problèmes liés au thème qui fait l'objet de notre étude et dans le souci d'apporter des approches de solutions adéquates, nous allons nous fixer des objectifs et procéderons à la formulation des hypothèses.
2-1 OBJECTIFS
2-1-1 : Objectif général
Notre étude aura pour objectif de montrer la gestion que les autorités font des Archives dans la Commune de PARAKOU.
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2-1-2: Objectifs spécifiques
• Identifier le mode de gestion des Archives dans la Commune de PARAKOU.
•Analyser la pertinence de la gestion des Archives sur la performance des services administratifs de la Commune de PARAKOU.
• Identifier les moyens mis à disposition des Agents pour la gestion des Archives.
2-2: HYPOTHÈSES
•La Mairie de Parakou possède des données informatiques considérables qu'elle n'a pas les moyens internes d’exploiter.
•Les Archives constituent de véritables sources informationnelles pour la performance, l’efficacité et l'accélération des services administratifs.
• La bonne gestion des Archives permettrait à l'Administration d'améliorer les qualités de service.
Tableau 2 : Tableau de bord de l'étude
Niveau d’analyse
Problèmes
Objectifs
Causes
Hypothèses
Niveau général
Gestion peu efficace des Archives dans les Collectivités Territoriales
Analyser l’impact de la gestion des Archives sur la qualité des services administratifs
Les conditions de stockage et de conservations des documents sont précaires
La gestion peu efficace des Archivages est due à la précarité des conditions de stockages et conservations
Niveau spécifique 1
Manque accru de personnel d’appui et compétitif
Identifier les raisons qui justifient le manque accru ou
Déficit de recrutement du personnel d’appui
Le manque de personnel d’appui et compétitif est dû au manque de
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inexistence de personnel d’appui
recrutement dans les Collectivités Territoriales qui sont en sous effectifs avec ceux qui vont à la retraite.
Niveau spécifique 2
Lenteur dans l’exécution des tâches
Identifier les facteurs qui justifient la lenteur dans l’exécution des tâches
L’indisponibilité des outils adéquats, technologiques de travail, de confort maximum du personnel et documents
L’indisponibilité des outils technologiques, du confort maximum des personnels et documents est le facteur déterminant de la lenteur des tâches
Niveau spécifique 3
Difficultés d’acquisition des matériels de travail
Rechercher les causes qui justifient ces difficultés.
Manque de financement
Les difficultés d’acquisition des documents de travail sont liées au manque de financement.
Source : Données de terrains de Mai 2023
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PARAGRAPHE 3: CLARIFICATION CONCEPTUELLE
Cette partie traite des différentes définitions, des problèmes caractéristiques de la gestion des Archives, leurs impacts et les moyens permettant d'améliorer cette gestion.
3-1: Clarification conceptuelle
Comme concepts, nous pouvons citer: gestion, Archives, collectivité territoriale, Mairie
3-1-1: Gestion
Du latin gestío, le concept de gestion se réfère à l'action et à l'effet de gérer ou d'administrer. Gérer, c'est prendre des mesures et conditions conduisant à la réalisation d'un objectif et surtout d’en assurer la rentabilité.
Plusieurs auteurs donnent de nombreuses définitions sur le concept «gestion».
Selon Georges R. TERRY et Stephen G. FRANKLIN, la gestion est définie comme: «un processus spécifique consistant en activités de planification, d'organisation, d'impulsion, et de contrôle visant à déterminer et à atteindre des objectifs définis grâce à l'emploi d'êtres humains et à la mise en oeuvre d'autres ressources».
Selon LASSEGUE Pierre «La gestion est la réalisation d'objectifs par l'intermédiaire d'autres personnes».
Selon MEYER J. la gestion au sens strict est définie comme la mise en oeuvre, par un responsable, des ressources qui lui sont confiées, en vue d'atteindre, en respectant un certain nombre de règles, l'objectif, pour lequel ces ressources ont été mises en place.
Selon Pierre G. et BERGERON, la gestion est définie comme étant un processus par lequel on planifie, organise, dirige et contrôle les ressources d'une organisation afin d'atteindre les buts visés.
Dans le cadre de notre travail nous considérons la définition de George R. TERRY et Stephen G. FRANKLIN car elle est la plus complète, du fait qu'elle décrit la
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gestion comme un processus consistant dans les activités de planifier, d'organiser, motiver et contrôler.
3-1-2 : Archives
Archiver est loin d’être un acte spécifique à notre époque. Le mot « archives » est en effet tiré du grec archè qui signifie ancien et qui a donné le substantif « arkhéïa » qui signifie les documents officiels.
* Définition selon le Conseil International des Archives (CIA)
Le Conseil International des Archives donne une définition des Archives : « Les Archives sont l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation éventuelle. »
Chaque pays propose toutefois une variante qui reste très proche de cette définition. Au Bénin ,« les Archives sont l'ensemble des documents quels que soient la nature, la date ,la forme et le support matériel élaboré ou reçu par une personne physique ou morale du droit public ou privé dans le cadre de son activité. Ces documents sont organisés et conservés à des fins scientifiques, administratives et culturelles.» Article 2 du décret n°2007-532 du 02 Novembre 2007.
3-1-3 Fonds d’archives :
Un fond d’archive est fréquemment défini comme étant un ensemble de document organiquement et automatiquement rassemblée par une entité physique ou morale dans le cadre de ses fonctions ou de son activité.
3-1-4 : Durée d’Utilité Administrative:
La Durée d’Utilité Administrative (D.U.A.) est le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l’activité du service et ou du citoyen pour faire valoir ses droits. C’est une période de conservation obligatoire des documents qui est généralement exprimée en année. Elle a une valeur primaire (la valeur primaire
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d’un document est la raison pour laquelle le producteur ou le détenteur d’un document doit le conserver pour des motifs administratifs, légaux ou financiers) et secondaire (la valeur secondaire découle de l’intérêt historique d’un document.
3-1-5 : Le bordereau de transfert :
Verser est une obligation légale lorsque la durée d’utilité des documents est terme dans la structure qui les a produit il faut procéder au versement au SPAD. Cette opération matérielle et intellectuelle fait passer la responsabilité de la conservation de ces documents de la structure vers le service de conservation. Le bordereau de transfert est donc le document règlementaire et contractuel récapitulant le contenu du transfert. Il précise la provenance, l’historique ; le volume ; les dattes extrêmes de début et de fin du fonds et donne le détail du contenu de chaque boites versées.
3-1-6 : La gestion électronique des documents
La gestion électronique de document(GED) est un procéder informatiser qui suit le cycle de vie du document de sa création a son archivage. Ce système automatise le classement des documents selon un plan de classement pré établit et permet d’identifier très rapidement les documents lors d’une recherche.
Exemple : La numérotation des actes de naissance au SPAD.
3-1-7 : Collectivité Territoriale
Une Collectivité Territoriale (ou Collectivité Locale) est une circonscription administrative, dotée d'une personnalité juridique. C'est une partie du territoire d'un Etat qui dispose d'une certaine autonomie financière.
L'Article 21 de la LOI N° 97-028 DU 15 JANVIER 1999 PORTANT ORGANISATION DE L'ADMINISTRATION TERRITORIALE DE LA REPUBLIQUE DU BENIN dispose que «: Il est institué dans la structure de l'administration territoriale de la République, des collectivités territoriales décentralisées dotées de la personnalité juridique et de l'autonomie financière.»
Une collectivité territoriale est définie selon trois critères:
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Elle est dotée d’une personnalité juridique, ce qui lui confère légitimité et légalité.
Elle bénéficie de la libre administration et de compétences propres fixées par le législateur. Elle dispose d'un budget et de son propre personnel. Contrairement à un Etat, elle ne détient pas de souveraineté et ne peut, de sa propre initiative, se doter de nouvelles compétences.
Elle dispose d'une assemblée délibérante élue appelée Conseil Communal conformément aux prescriptions de la loi.
Au Bénin, la seule forme de Collectivité Territoriale est la Commune.
Certaines de ces communes revêtent le titre de “statut particulier” à savoir: Cotonou, Porto-Novo, Parakou, Abomey-Calavi.
Dans la constitution du Bénin, les Collectivités Territoriales sont présentées comme suit «
Art 150.- Les Collectivités Territoriales de la République sont créées par la loi.
Art 151. -Ces Collectivités s'administrent librement par des Conseillers élus et dans les conditions prévues par la loi.
Art 152. -Aucune dépense de souveraineté de l'Etat ne saurait être imputée à leur budget.»
3-1-8 : Mairie
La Mairie est l'édifice où se trouvent le bureau du Maire et les services de l'Administration Municipale et où siège habituellement le Conseil Municipal. C'est sous elle que les Arrondissements fonctionnent et rendent compte.
3-1-9 : Analyse archivistique
Opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise les données caractérisant l’information contenue dans un ou plusieurs documents ou dossiers
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3-1-10 : Archivage
Ensemble des méthodes, processus et outils mise en oeuvre pour gérer la conservation et l’utilisation des documents et informations d’Archives actives et semi active ;
3-1-11 : Archivages électroniques
L’archivage électronique est l’ensemble des documents conservés avec des outils informatiques tels que les logiciels.
3-1-12: Bordereau de versement
Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à la Direction des Archives Nationales par un service de pré Archivage. Le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche ;
3-1-13: Classement
Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique dans les documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur des fonds, réalisée en application du principe de respect des fonds, ou en cas d’impossibilité de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétique ou thématique. Le classement aboutit à la constitution des articles à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver ;
3-1-14 : Collecte
Une des missions fondamentales d’un services d’archives, constitant à recueillir et à rechercher auprès des producteur de documents de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons et aussi des documents à acheter ;
3-1-15 : Cote
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à identifier, classer, ranger et localiser un document dans un fonds de bibliothèque ou dans un fonds ou une série d’Archives ;
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3-1-16 : Cycle de vie
Succession de différentes phases de traitements appliqués à un document, de la création de celui-ci à son sort final (destruction ou conservation).La probabilité d’accès à un document dimuni avec le temps et constitue donc un critère de choix du type et du support d’archivage.
4- Les Problèmes caractéristiques de la gestion des Archives
Problème d'organisation
Problème de locaux (espace)
Problème humain (personnel d’appui)
Problème de méthode (planification)
Problème de tri ou de stockage de tous les documents existants
4-1 Les impacts négatifs de la mauvaise gestion des Archives
-La répétition des mêmes erreurs identifiées auparavant dans les documents d'organisation et de planification
-Ce qui entrave le bon fonctionnement du service public
-Ce qui ne permet pas de bien trier ou classer les documents indispensables selon leur utilité;
-Ce qui devient un frein à la recherche en science humaine, économique, sociale, environnementale, géographique et bien d’autres;
4-2 Moyens permettant d'améliorer la gestion des Archives
- Mettre des moyens financiers, matériels et humains assez conséquents en jeux pour la bonne conservation et la mise en valeur des Archives
-S'assurer que les Archives sont classées et décrites de façon satisfaisante.
-S'assurer que les Archives sont entreposées dans les conditions optimales et approuvées par la Direction des Archives Nationales.
-Demander une mission de contrôle technique exercée par la Direction des Archives Nationales de manière fréquente afin d’assurer le bon fonctionnement du service d'Archivage de la Commune
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-Assurer l'accès aux Archives en établissant des modalités de consultation souples et adaptées aux besoins des Autorités Administratives qui auront manifesté le besoin de consulter les Archives pour une prise de décision dans un secteur d'activité donnée.
5 : LA "VIE" DES ARCHIVES
5-1 : Les Archives
Un document prend sa qualité d'Archives dès sa création. En effet, contrairement à l'idée trop souvent répandue, les Archives ne sont pas de vieux papiers poussiéreux .Elles sont souvent constituées de pièces et de documents indivisibles (ex: échange de courriers) et sont toujours insérées dans un dossier d'Archives formé par des documents Administratifs reliés par une série de causes à effets. Les Archives ne sont pas exclusivement des documents papier, leur support peut revêtir différentes formes: parchemin, papier, film, photographie, fiches perforées, bandes et disques magnétiques, Les documents peuvent être manuscrits, dactylographiés, imprimés. Il peut également s'agir de documents figurés: plans, dessins, cartes, photographies ...etc. Les Archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles peuvent être revendiquées sans limitation de temps. Elles sont publiques dès leur création. Nul n'a le droit de les détruire sans avis de la Direction des Archives Nationales. Les Administrations sont responsables de leurs documents actifs et semi actifs. Cette responsabilité est placée sous le contrôle de la Direction des Archives Nationales.
• Documents actifs
Sont considérés comme documents actifs, les documents encore nécessaires à la conduite quotidienne des activités Administratives. La durée pendant laquelle les documents sont considérés comme actifs ou d'utilité courante varie entre 3 à 5 ans à partir de leur création. Pour les catégories de documents dont I ‘utilisation s'étend sur une longue période, des dérogations sont possibles. Ces dérogations sont établies par le Directeur des Archives Nationales selon des critères établis par le Conseil National des Archives.
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•Documents semi-actifs Sont considérés comme documents semi actifs les documents ayant perdu leur valeur Administrative et opérationnelle immédiate tels que définis à I ‘article 38 du décret n°2007-532 mais qui n'ont pas atteint l'âge d'être librement communiqués au public conformément aux dispositions de l'article 33 et qui ne peuvent être non plus éliminés en vertu des tableaux définis à l'article 40 du même décret.
Les documents semi-actifs sont les documents dont l'âge varie entre Trois (3) et dix (10) ans. Chaque Ministère, Institution, Service, Organisme, Entreprise ou Etablissement public ou semi-public établit des tableaux d'élimination en liaison avec la Direction des Archives Nationales en précisant pour chaque catégorie de documents: - la durée d'utilisation des documents actifs et semi actifs ; - leur sort à l'expiration de celle-ci en proposant soit leur élimination immédiate ou à terme, partielle ou intégrale, soit leur versement dans un dépôt d'Archives publiques. Ces tableaux sont périodiquement mis à jour. La conservation des documents actifs ou Archives d'utilité courante incombe aux Ministères, Institutions, Services, Organismes, Entreprises et Etablissements publics et semi-publics qui les ont produits ou reçus. La Direction des Archives Nationales exerce son contrôle sur la gestion des Archives d'utilité courante dans les locaux où elles se trouvent. Elle peut faire des remarques et suggestions pour une meilleure conservation de ces Archives. La conservation des documents semi actifs ou Archives de valeur Administrative et opérationnelle non immédiate incombe essentiellement aux Administrations productrices, Cette conservation est assurée dans les dépôts spéciaux dits de pré Archivage aménagés au sein des Ministères, Institutions, Services, Organismes, Entreprises, Etablissements publics et semi-publics gérés par des archivistes dépendant de ces Administrations. Pendant la durée du pré Archivage les documents restent à la disposition exclusive des Ministères, Institutions, Services, Organismes, Entreprises et Etablissements qui les ont versés.
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5-2: Intérêt de la conservation des Archives:
La conservation des Archives publiques est une obligation légale. La durée de conservation des documents, selon leur nature est fixée selon des dispositions légales (délais de communication) ou en fonction de leur durée d'utilité Administrative. Les Archives sont toujours conçues dans un but utilitaire (traces de droit, engagements, études, décisions). Elles sont un facteur indispensable de la continuité de l'action Administrative. Ne dit-on pas que l’Administration est une continuité! Les Archives constituent la matière première de la recherche historique. Elles ont un intérêt historique lorsqu'elles ont dépassé leur Durée Utilitaire Administrative (D.U.A); elles sont la mémoire de l'Administration ou de l'Etablissement qui les a produites. Au terme de leur durée utilitaire administrative, les documents présentant un intérêt pour l'histoire sont triés et versés auprès de la Direction des Archives Nationales qui garantit leur conservation, leur mise en valeur et leur communication.
5-3 : Les fonctions des Archives
Nous distinguons 4 fonctions essentielles des Archives: Comme preuve, souvenir, compréhension du passé, communication de données.
Les Archives comme Preuve
Les Archives montrent et prouve aux yeux des populations le travail que fait l'Administration pour satisfaire l'intérêt général .Elles permettent à L'État de voir et juger la pertinence des efforts de développement durable qu'accomplissent les Collectivités Territoriales .Elles favorisent également les partenariats extérieurs avec les Communes car elles prouvent les forces et faiblesses avec les menaces et opportunités que la Commune présente de par les études anciennement menées et qui constituent aujourd'hui des Archives .
Les Archives comme Souvenir: Tout dossiers recèlent des données portant sur une affaire donnée .les Archives dans cette fonction permet de rappeler ce qui a motivé les autorités à prendre telle ou telle décision sur un problème résolus dans le passé et qui refait surface dans le présent .Ce qui permet de prendre des
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variables ignorés qui pourtant sont nécessaire pour résoudre les présentes situations qui nécessitent solution.
Les Archives comme compréhension du passé: une bonne compréhension de son passé doit permettre de dégager le potentiel dont regorge l’Administration .Ce qui fait l'unicité de la Commune .Les valeurs de bases sur lesquelles c'était fondé cette Commune .Ce qui a poussé les dirigeants à prendre cette portion de terre comme Commune .Quelle sont les valeurs culturelles et Ethnique que partage cette Commune. Ce qui permet de pouvoir saisir la mentalité des habitants afin de répondre promptement à leurs demandes et aspirations (besoins, attentes).
Les Archives comme communication de données: la communication est la fonction qui se nourrit des autres fonctions car elle utilise leurs données pour attirer les investisseurs, les bailleurs de fonds et des organisations internationales.
De la communication des documents selon le décret n°-2007-532 portant Attribution, organisation et fonctionnement des Archives Nationales.
Article 32.- L'accès aux Archives est public, libre et gratuit. Tout document versé aux Archives Nationales, aux Archives Départementales et aux Archives Communales ne peut être communiqué au public qu'après 30 ans. Les nationaux ont accès à ces documents sur présentation d'une pièce d'identité et les étrangers sur autorisation du Directeur des Archives Nationales. Les documents de moins de 30 ans d'âge ne sont communicables que sur autorisation du comité permanent agissant en accord avec l'Administration, le Service, I ‘Organisme, I ‘Entreprise ou l'Etablissement ayant effectué le versement. Certains documents, quel que soit l'âge, peuvent être portés à la connaissance du public; la liste de ces catégories de documents est établie par le Conseil National des Archives en accord avec l'Administration, le Service, I ‘Organisme, I ‘Entreprise et l'Etablissement ayant fait le versement. Les documents, dont la communication était libre avant leur dépôt aux Archives publiques, continueront d'être communiqués sans restriction à toute personne qui en fait la demande.
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Article 33 : Tous documents pouvant porté atteinte à la sureté de l’Etat ou à la vie privée des citoyens ne sont communicable que selon les délais suivants :
-cent (100) ans à compter de la date de naissance de la personne pour les dossiers comportant des renseignements à caractère médical.
-quatre vingt dix (90) ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de Personnel ;
-cent (100) ans à compter de la date de l’acte pour les minutes notariales, les registres d'enregistrement ou d'état-civil ;
-soixante (60) ans à compter de la clôture pour les dossiers d'instruction judiciaire;
-soixante (60) ans à compter de la date de recensement ou de I ‘enquête pour les documents statistiques contenant des renseignements individuels;
-cinquante (50) ans à compter de la date de l'acte pour les documents militaires ou Diplomatiques ou tous autres documents mettant en cause la sûreté de l'Etat. Article 34.- Le Directeur des Archives Nationales peut interdire la Communication aux particuliers de tout document quelle que soit sa date, lorsque cette communication pourrait porter atteinte à la bonne conservation des documents.
5-4 : Objectif de la bonne gestion des Archives
Apporter une meilleure connaissance de la mémoire des Communes avec un souci essentiel de restituer un passé, le faire vivre dans le présent et le tourné vers l’avenir. C'est-à-dire réfléchir sur le passé c'est penser l'identité du présent, c’est mettre en lumière les qualités comme les défauts des Collectivités Territoriales. C’est donner les moyens de négocier l'avenir en toute connaissance de cause .Les Archives bien classées et triées permettent de gagner un temps précieux et de l’espace.
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6-Revue de littérature
La gestion des Archives est un sujet important dans les Collectivités Territoriales. Les Archives sont des documents qui ont une valeur légale, administrative, historique et culturelle et doivent être conservés pour la mémoire collective. Dans cette revue de littérature, nous allons examiner la gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales en mettant l'accent sur le cas de la Mairie de Parakou. Nous allons examiner les pratiques actuelles de gestion des archives, les défis auxquels sont confrontées les Collectivités Territoriales et les meilleures pratiques en matière de gestion des Archives. Pratiques actuelles de gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales:
Les Collectivités Territoriales sont responsables de la gestion des Archives qui sont produites dans le cadre de leurs activités. Les pratiques de gestion des Archives varient d'une Collectivité Territoriale à une autre, mais certaines pratiques communes ont été identifiées dans la littérature.
Dans leur article intitulé "La gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales : état des lieux et perspectives", Breton et Monnet (2019) ont identifié plusieurs pratiques communes dans la gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales en France. Ils ont constaté que la plupart des Collectivités Territoriales avaient un service d'Archives qui était responsable de la gestion des Archives. Cependant, ils ont noté que la plupart des services d'Archives étaient sous-financés et manquaient de personnel qualifié pour gérer efficacement les Archives. Défis auxquels sont confrontées les Collectivités Territoriales dans la gestion des Archives. Les Collectivités Territoriales sont confrontées à plusieurs défis dans la gestion des Archives. Certains défis, les plus courants sont les suivants:
• Le manque de ressources: la gestion des Archives nécessite des ressources financières et humaines importantes. Les Collectivités Territoriales sont souvent sous-financées et manquent de personnel qualifié pour gérer efficacement les Archives.
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• Les défis technologiques : avec l'avènement de l'ère numérique, les Collectivités Territoriales sont confrontées à des défis technologiques en matière de gestion des Archives. Les Archives numérisées doivent être stockées et préservées de manière à garantir leur intégrité et leur authenticité.
• Les exigences réglementaires : les Collectivités Territoriales sont tenues de respecter les lois et les réglementations en matière de gestion des Archives. Cela peut inclure des exigences de conservation spécifiques pour certains types de documents.
Meilleures pratiques en matière de gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales: Les meilleures pratiques en matière de gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales sont celles qui permettent de garantir la conservation des Archives de manière efficace et efficiente. Les meilleures pratiques en matière de gestion des Archives sont les suivantes :
• Établir un plan de gestion des Archives : un plan de gestion des Archives permet de définir les politiques et les procédures en matière de gestion des Archives. Cela peut inclure des politiques de conservation, des procédures de tri et d'élimination des documents et des protocoles pour la gestion des Archives numériques.
• Affecter des ressources suffisantes: les Collectivités territoriales doivent affecter des ressources financières et humaines suffisantes pour garantir la gestion efficace des Archives. Cela peut inclure l'embauche de personnel qualifié pour gérer les Archives et l'achat du matériel pour stocker les Archives.
• Mettre en place des systèmes de gestion des Archives numériques : les Collectivités Territoriales doivent mettre en place des systèmes de gestion des Archives numériques pour garantir la conservation des Archives numériques de manière efficace. Cela peut inclure l'utilisation de logiciels de gestion des Archives numériques et la mise en place de politiques pour la conservation des Archives numériques.
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• Former le personnel : le personnel chargé de la gestion des Archives doit être formé pour garantir une gestion efficace des archives. La formation peut inclure les politiques et les procédures de gestion des Archives, la formation sur l'utilisation de logiciels de gestion des Archives numériques et la formation sur les techniques de conservation des Archives.
Cas de la Mairie de Parakou
La Mairie de Parakou est une Collectivité Territoriale située dans le Département du Borgou au Bénin. La gestion des Archives est importante pour la Mairie de Parakou car elle doit assurer la conservation des documents qui sont produits dans le cadre de ses activités. Cependant, la Mairie de Parakou est confrontée à plusieurs défis dans la gestion des Archives, notamment le manque de ressources financières et humaines pour gérer efficacement les Archives. Dans une étude menée par Adéniran (2018) sur la gestion des archives dans les Collectivités Territoriales au Bénin, il a été constaté que la Mairie de Parakou n'avait pas de service d'Archives spécifique. Les Archives étaient conservées dans des salles de stockage et étaient souvent mal organisées. Les Archives numériques étaient également stockées de manière inadéquate, ce qui rendait difficile leur conservation à long terme. Adéniran (2018) a recommandé que la Mairie de Parakou mette en place un service d'Archives dédié pour garantir la gestion efficace des Archives. Il a également recommandé que la Mairie de Parakou affecte des ressources financières et humaines suffisantes pour garantir une gestion efficace des Archives.
LES ARCHIVES APRES 2017 A LA MAIRIE DE PARAKOU
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Le Maire Charles TOKO de Parakou et son équipe ont doté la Commune du Service du pré Archivage et de la Documentation. Ayant pris en considérations les études réalisées sur la promotion de la bonne gestion des Archives, le Maire et son équipe entendent faire comprendre à leurs successeurs que les Archives constituent le socle de tout développement .Qu’est ce qui a permis cette prise de conscience sur les Archives? En effet, du chef service de la salle des Archives nous avons pu comprendre que la ville de Parakou a été confrontée à une situation d’extorsion qui a dû nécessiter la fouille des Archives pour que la Mairie ne perde la face. La Mairie avait signé un protocole d’accord de partenariat avec une Entreprise d’Entretien et Collecte des Fonds de Marchés. Cet accord stipulait que la Mairie recevait 60% du bénéfice et l’entreprise 40%. Très gourmande l’Entreprise a falsifié l’ancien contrat en s’attribuant les 70% et la Mairie les 30%. La Mairie de Parakou était sûre de n’avoir pas signé ce contrat mais un autre contrat où le pourcentage lui revenant était supérieur au contrat falsifié. Reste à savoir comment prouver cela devant le tribunal vu qu’elle n’avait toujours pas retrouvé l’ancien contrat. Le Maire a instruit le chef service des Archives de retrouver l’ancien contrat à tout prix. Cette fouille était faite à l’aveuglette vu que les documents étaient jetés dans un magasin sans aucun ordre. Le chef service par son dynamisme et son leadership a pu trouver une stratégie qu’il aurait reçue lors de sa formation pour retrouver le document de contrat initial entre l’Entreprise et la Mairie. Une fois le document retrouvé, la Mairie a pu gagner le procès. Cette affaire et plein d’autres ont été l’élément essentiel de la construction de la salle des Archives de la Municipalité de Parakou.
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Section 2 : Considérations méthodologiques
Il s’agira ici d’exposer la nature et la démarche méthodologique de l’étude
Paragraphe 1: Nature de l'étude
L’étude est un Mémoire Professionnel basée sur la recherche appliquée. C’est une étude mixte qui met en exergue la méthode quantitative et qualitative. La démarche quantitative est le recours à un ensemble de techniques de recherches qui permet d’identifier et de clarifier les perceptions des auteurs de l’étude ensuite cela rapproche de l’expérience quotidienne des personnes ressources. La méthode qualificative quant à elle est une méthode rationnelle et rigoureuse.
Paragraphe 2 : Démarches méthodologiques
Une démarche méthodologique est toujours nécessaire et impérieuse pour tout travail scientifique. C’est un ensemble d’opérations intellectuelles par lesquelles une discipline cherche à atteindre les objectifs et vérités qu’elle poursuit.
2-1 Recherche Documentaire
La première étape de tout travaux scientifiques est la recherche documentaire, il faut s’imprégner, s’intégrer, s’accommoder de l’objectif de l’étude.
2-2:Observation directe
Notre présence au service des Archives de la Mairie de Parakou a été d’une grande importance pour nous car elle nous a permis de comprendre le fonctionnement de la salle des Archives Municipale.
Tableau 3 : Méthodes de stockage et conservation des documents au SPAD de Parakou.
Le dépouillement
Prendre connaissance des documents
Le tri
Tri des documents, garder les documents nécessaires
L’élimination
Mettre à l’écart des documents qui n’ont plus d’utilité
Le regroupement
Regrouper selon les grandes catégories identifiées
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La phase d’analyse
Prendre le document et y ajouter une description sommaire de la pièce
La fiche de saisie
Elle se fait aux crayons et sert à créer un code provisoire aux documents et elle se fait à deux niveaux
Le conditionnement
Pour l’aération des documents il existe des boites (de 10, 15,20) c’est la mise en boite des documents
La cotation
Outils de gestion et tableau de gestion c’est l’attribution d’un code permanent à la boite de conservation
Le rangement
Commencer du bas vers le haut de la gauche vers la droite
Source : Données de terrain Mai 2023
2-3 Enquête
Deux outils nous ont permis de faire des enquêtes en vue de recueillir l’avis des personnes ressources: il s’agit du sondage par questionnaire et de l’entretien direct.
2-4 Questionnaire
Le questionnaire est constitué d’une série de questions fermées, et ouvertes dans le but d’avoir l’avis du personnel sur la gestion des Archives dans la Municipalité de Parakou.
2-5 Entretien
Nous avons eu l’entretien avec le Chef Service de la salle des Archives de la Municipalité de Parakou
Paragraphe 3 : de la méthode de traitement des données aux difficultés rencontrées
3-1 Méthode de traitement des données
Les questionnaires et entretiens vont faire l’objet d’un traitement rigoureux et les réponses seront consignées dans des tableaux.
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3-2 Méthode de vérification des hypothèses
L’hypothèse 1 sera vérifiée si 50% du personnel répondent OUI à la question 1 du questionnaire
L’hypothèse 2 sera vérifiée si 50%ou plus répondent OUI à la question 2 du questionnaire
L’hypothèse 3 sera vérifiée si 50% ou plus répondent OUI à la question 3 du questionnaire
3-3 : Difficultés rencontrées
Réticence du personnel de l’Etat Civil et du 2ème Arrondissement face aux questionnaires.
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CHAPITRE III : PRESENTATION, ANALYSE DES RESULTATS ET SUGGESTIONS
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CHAPITRE III : PRESENTATION, ANALYSE DES RESULTATS ET SUGGESTIONS
Dans ce chapitre il est question de la présentation des données issues de l’enquête et de leur analyse, de la transcription de l’entretien avec le chef service du pré archivage et de la documentation de la Mairie de Parakou puis des suggestions et approches de solution.
Section 1: PRESENTATION ET ANALYSE DES DONNEES
Il s’agira essentiellement ici de la présentation des données d’enquête sur le terrain
Paragraphe 1 : Présentation et analyse des données relatives aux problématiques spécifiques
TABLEAU 4: Effectif de la population mère
EFFECTIFS
HOMMES
FEMMES
14
07
07
Source : Données de terrain Mai 2023
TABLEAU 5 : Effectif de l’échantillon
EFFECTIFS
HOMMES
FEMMES
10
05
05
Source : Données de terrain Mai 2023
TABLEAU 6 : Avis du personnel sur les Archives qui constituent de véritables sources informationnelles pour la Mairie de Parakou
Eléments
Effectifs
Fréquences
Oui
10
100%
Non
00
00%
Je ne sais pas
00
00%
Total
10
100%
Source : Données de terrain Mai 2023
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Ce tableau montre que 100% du personnel sur lequel l’enquête à porter affirme que les Archives constituent de véritable ressource informationnelle pour la Mairie de Parakou.
TABLEAU 7 : Avis du personnel sur le fait que la qualité des services est améliorée grâce à la bonne gestion et conservation des Archives.
Eléments
Effectifs
Fréquence
Oui
08
80%
Non
01
10%
Je ne sais pas
01
10%
Total
10
100%
Source : Données de terrain Mai 2023
Ce tableau montre que 80% du personnel déclare que la qualité des services est améliorée grâce à la bonne gestion et conservation des Archives et 10% du personnel qui est contre et 10% qui sait pas
TABLEAU 8 : Avis du personnel sur le fait que la Commune a les moyens internes nécessaires pour la bonne gestion des Archives
Eléments
Effectifs
Fréquence
Oui
04
40%
Non
05
50%
Je ne sais pas
01
10%
Total
10
100%
Source : Données de terrain Mai 2023
L’analyse du tableau montre que 50% du personnel déclare que la Mairie ne dispose pas des ressources internes nécessaires pour la bonne gestion des Archives
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TABLEAU 9 : Avis du personnel sur la gestion des Archives au Service de pré Archivage et de la Documentation de la Mairie de Parakou
Personnel 1
Je pense qu’il faut mobiliser plus de ressources au profit du service du pré archivage et de la documentation en vue de rendre la gestion plus moderne et technique à la Mairie.
Personnel 2
Nous estimons que les Archives sont gérées selon les normes et suivent les différentes étapes, ce qui permet de retrouver les documents recherchés à temps voulu et d’avoir une bonne documentation.
Personnel 3
Je pense qu’il faut mieux réorganiser le Service de l’archivage, mettre les moyens à disposition (moyens matériels et financiers). Augmenter le personnel afin de mieux organiser le travail.
Personnel 4
Neutre
Personnel 5
Pour moi la gestion des Archives au Service de pré Archivage et de la Documentation de la Mairie de Parakou est acceptable vue les moyens que le Service possède.
Personnel 6
Les Archives de la Mairie de Parakou sont bien conservées mais il faut une amélioration particulière en matière
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des matériels modernes pour atteindre la phase de conservation.
Personnel 7
A l’étape actuelle des choses la Commune de Parakou doit être classée dans les meilleures places face aux autres Communes. La gestion des Archives se fait donc pas mal. Mais il reste aussi que les différents Services de la Mairie aident ce service en envoyant leurs Archives de manière régulière et correcte en vue d’une bonne gestion de ses Archives.
Personnel 8
Situé au 2ème arrondissement de la ville de Parakou, la Mairie s’est dotée d’un grand bâtiment de conservation des documents Administratifs de tous les secteurs de la Mairie. Ce bâtiment conserve d’énormes documents Administratifs à savoir : L’Etat civil, Service de l’affaire marchande, service des affaires domaniales, Service des affaires personnelles. Etc. …
Personnel 9
L’Archivage des documents à la Mairie de Parakou permet aujourd’hui de les retrouver ou d’avoir des renseignements sur ces documents. Cependant, on constante parfois la disparition de certains documents ou registre surtout au niveau des souches,
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des actes d’Etat civil faute de bon moyens de conservation.
Personnel 10
Selon moi ; la gestion des Archives au Service de pré-Archivage et de la Documentation de la Mairie de Parakou a connu une certaine amélioration surtout la numérisation des documents et Archives au vue de les sécurisés ce qui est d’ailleurs un avancé considérable dans le domaine du pré Archivage et un geste salutaire de la part des partenaires de la Mairie.
Source : Données de terrain Mai 2023
Après l’analyse de ce tableau il ressort que le personnel a eu des avis bien divergents sur la question de la gestion des Archives au SPAD. La majorité de ces intervenants soulignent l’insuffisance des équipements et matériels plus la disponibilité des ressources financières au profit du SPAD. Toutefois leurs diverses réponses n’ayant pas épuisés nos inquiétudes, il est impérieux de recueillir l’avis du Chef Service
TRANSCRIPTION DE L’ENTRETIEN AVEC LE CHEF SERVICE
QUESTION 1 : Selon vous que représentent les Archives pour la Commune de Parakou ?
REPONSE 1 : Les Archives en général représentent la mémoire de la Structure qui les produit. C’est l’ensemble des activités qui ont été menées. Quoique les Archives pour retracer avec certitude et exactitude les activités et réalisations qui ont été exécutées par une Administration. Donc pour la Commune les Archives constituent la mémoire et ensuite l’élément de la traçabilité des activités.
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QUESTION 2 : Quel est votre constat entre la gestion avant 2017 et après 2017 ?
REPONSE 2 : La gestion des Archives avant 2017 n’est plus la même qu’aujourd’hui. Avant 2017 il n’y avait pas un local approprié de stockage et conservation des Archives et ensuite la politique de gestion des documents d’Archives avant 2017 n’est pas la même qu’aujourd’hui. En 2018 il y a eu une nouvelle politique, une nouvelle vision qui a été mise en place pour gérer efficacement les documents d’Archives à commencer par trouver une infrastructure pour la conservation des Archives ensuite il y a eu un programme de la Coopération Suisse dont la Commune a été bénéficiaire. Ce programme a permis de réorganiser le Centre Documentaire, archivistique de la Commune c’est ce qui a abouti à la construction de la salle de conservation où sont traités, conditionnés et rangés les documents sur des étagères métalliques à tôles galvanisées. Pour résumer, la période 2017 n’avait pas une orientation politique mais après 2017 il y a eu cette politique qui a permis de revaloriser, les Archives et comme on le dit souvent qui détient l’information détient le pouvoir. Alors où mieux que les Archives pour retrouver ces informations.
QUESTION 3 : Faites-vous recours au personnel d’appui pour la gestion des Archives ?
REPONSE 3 : Evidemment, le personnel est insuffisant pour ne pas dire quasi inexistant parce que dans un Service d’Archives et de Documentation le personnel est réduit seulement au Chef Service, du coup, nous sollicitons l’appui des stagiaires professionnels pour la gestion de ces documents.
QUESTION 4 : Avez-vous des accords de partenariats avec d’autres Institutions ou Organisations ?
REPONSE 4 : Oui, notre partenaire principal est la Direction des Archives Nationales qui de façon périodique fait des descentes dans toutes les Communes pour s’imprégner de la façon dont les Archives sont gérées surtout dans les Services de pré Archivage. En dehors de la Direction des Archives Nationales
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nous avons l’ADECOB qui s’occupe des Services d’Etat civil et d’Archivage il y a aussi la Coopération Suisse qui appuie les Services d’Archives et comme nouveau partenaire nous avons Grand Est Solidarité et Coopération pour le Développement (GESCOD) qui s’occupe de la formation des acteurs clés de production des documents d’Archives.
QUESTION 5 : Est-il possible que la salle des conservations construite en 2017 puisse garder assez de documents dans les 05 prochaines années ?
REPONSE 5 : Non évidemment car la quantité des documents produits est énorme et cette salle de conservation sera saturée mais heureusement le bâtiment a été érigé avec une possibilité d’expansion pour élargir cette salle de conservation.
QUESTION 6 : Quels sont alors les impacts de la mauvaise gestion des Archives ?
REPONSE 6 : L’un des premiers impacts est le manque d’organisation ; une mauvaise circulation de l’information, quasi inexistence de partage d’information parce que pour prendre une décision il faut toujours se référer à quelque chose pour savoir qu’avant est- ce qu’il y avait un acte qui avait permis de résoudre le cas qui se présente actuellement. Si les documents ne sont pas organisés on va alors perdre du temps considérable dans la gestion présente des affaires courantes et qui dit perte de temps dit perte d’argent et d’énergie et donc des conséquences pour l’administration. IL y a également le manque de mobilisation des ressources au profit de la structure en charge des Archives parce qu’il n’y a pas une stratégie mise en place auparavant.
QUESTIONS7 : En quoi est-ce qu’un réseau internet pourrait aider la salle des Archives ?
REPONSE 7 : Alors ce que vous sensés ignorer est que les Archives ne sont pas que physiques elles sont numériques, informatiques. Il y a un pacte informatique qui existe dans les Services dans lequel les données sont conservées. S’il n’y a
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pas l’internet pour assurer quotidiennement de façon permanente la maintenance de ses informations on assisterait à des pertes d’informations, des bugs.
QUESTIONS 8 : Quels sont vos besoins actuels ?
REPONSE 8 : Les besoins principaux : Il faut d’abord connecter le Service à un réseau internet ensuite avoir de personnel d’appui, avoir une ligne budgétaire inscrite au budget communal pour pouvoir satisfaire les besoins du Service de pré Archivage.
De l’analyse des données de l’entretien avec le Chef Service du SPAD, on retient que les documents d’Archives de la Mairie de Parakou avec les nouvelles politiques ont connu une amélioration dans ces dernières années. Toutefois, il subsiste plusieurs autres problèmes auxquels les autorités compétentes devront réfléchir.
PARAGRAPHE 2: VERIFICATION DES HYPOTHESES ET ETABLISSEMENT DU DIAGNOSTIC
Les hypothèses émises plus haut seront vérifiées l’une après l’autre
Vérification de l’hypothèse 1
La Mairie de Parakou possède des données informatiques considérables qu'elle n'a pas les moyens internes d’exploiter. Ainsi se présente la première hypothèse
Il ressort du tableau 7 que 50% des agents enquêtés déclarent que la Commune de Parakou n’a pas les moyens internes nécessaires pour la bonne gestion des Archives
Cette analyse nous amène à valider la 1ere hypothèse
Vérification de l’hypothèse 2 : Les Archives constituent de véritables sources informationnelles pour la performance et l’efficacité de la Mairie de Parakou.
Du tableau 5 : Il ressort que 100% du personnel confirment que les Archives constituent de véritables sources informationnelles pour la performance et l’efficacité de la Mairie de Parakou ainsi l’hypothèse 2 est vérifiée.
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Vérification de l’hypothèse 3 : La bonne gestion des Archives permettra à l’Administration d’améliorer les qualités de service.
De l’étude du tableau numéro 6 il ressort que 80% des agents affirment le faite que les Archives permettrait à l’Administration d’améliorer les qualités de service ainsi l’hypothèse 3 est vérifiée.
Section 2 : Suggestions
Pour remédier aux problèmes observés sur la gestion des Archives, nous formulerons quelques approches de solutions
Paragraphe 1 : Approches de solutions
Suggestions relatives au manque du personnel d’appui et compétitif
-Recruter en nombre suffisant et nécessaire le personnel d’appui, compétent et compétitif afin d’assurer la bonne gestion
-Créer des conditions favorables de travail du personnel.
Suggestions relatives à la lenteur dans l’exécution des tâches
-Améliorer les conditions de travail (local bien aéré ; bien hygiénique et sécurisé) du personnel en mettant à leurs disposition du matériel nécessaire (ordinateur bureautique et réseau internet) à l’exécution des tâches ;
-Initier un programme de formation périodique et permanente du personnel d’appui en vue du recyclage de l’essentiel des conditions de stockage, de conditionnement et de conservation des documents d’Archives.
Suggestions liées aux difficultés d’acquisition des matériels de travail
-Préparer dans le budget communal une ligne budgétaire destinée aux besoins essentiels du SPAD ;
Paragraphe 2 : Recommandation et conditions de mise en oeuvre
Les suggestions faites peuvent être appliquées si certaines conditions sont réunies il s’agit essentiellement de :
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-la volonté des autorités communales à prendre le SPAD comme Service primordial et Service de première classe de la Mairie afin que celui-ci ait le matériel et les moyens nécessaires pour son efficacité ;
- la prise de conscience de la part des autorités concernant le manque ou la quasi inexistence du personnel d’appui ;
- la prise en compte effective des réels besoins du SPAD.
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CONCLUSION
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CONCLUSION
En conclusion, cette étude vise à évaluer l’impact de la gestion des Archives dans les Collectivités Territoriales spécialement dans la Municipalité de Parakou en examinant l’état des lieux du SPAD et son efficacité. Les résultats ont montré que la Mairie de Parakou après avoir construit une salle spéciale pour la gestion des documents d’Archives a fait l’effort d’en prendre soins mais l’attention et la volonté de prendre le SPAD comme Service primordial n’est pas encore une préoccupation majeure chez les autorités communales. Ainsi plusieurs problèmes liés à la gestion des Archives ont été identifiés. Il est alors essentiel de rappeler l’importance d’une bonne gestion des Archives. Les Archives considérées comme sources d’informations : susceptible d’être consultées par toute personne physique ou morale qui en éprouve le besoin. Chacune des décisions de la Mairie peut prendre appuie sur ces Archives sans laquelle sa volonté d’améliorer les conditions de vie ou qualité de service resterait vaine. Les documents d’Archives étant donc des informations consignées sur un support quel qu’il soit, ces informations par leur nature sont nécessairement liées à la vie, au fonctionnement de l’Administration qui les a produites. Ainsi ces Archives participent au mandat, à la mission, aux activités et à la continuité de cette Administration. Les Archives considérées comme miroir de la société :A cet titre elles constituent le témoignage du passé, de l’authenticité et d’identification communale en renforçant l’identité des Collectivités Territoriales et en leurs révélant les traces de leurs traditions souvent édulcorées par la modernité. Les Archives peuvent alors constituer des sources susceptibles de jouer un rôle positif dans la cohésion de la société surtout dans les Collectivités composées de plusieurs communautés ethnoculturelles.
Par ailleurs, les résultats de cette recherche offrent plusieurs pistes pour les recherches futures notamment une étude comparative entre la gestion des Communes du Benin. Ces études pourraient contribuer à identifier les meilleures
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pratiques afin d’instaurer la méritocratie au sein des Services de pré Archivage et de Documentation.
Notre stage au Service du pré Archivage et de la Documentation(SPAD) à la Mairie de Parakou sis au 2ème Arrondissement nous a permis de nous imprégner des difficultés et réalité du dit Service. Après diagnostic des faits constatés nous avons observé que la Mairie de Parakou a connu une avancée considérable dans la gestion des documents qu’elle produit.
Ce stage a renforcé notre sens de l’éthique et de la responsabilité professionnelle. En menant cette recherche nous avons été confrontés à des questions importantes telles que la confidentialité des données, le respect des principes fondamentaux de la recherche en sciences sociales.
De plus ce stage a eu un impact significatif sur notre formation et nous a permis d’acquérir des compétences en matière de pré Archivage, et de stockage et de conservation des documents administratifs. Il nous a permis de mettre a l’épreuve notre capacité à travailler en équipe et à rester sous des ordres hiérarchiques. En définitive, cette recherche a permis de mettre en évidence les intérêts d’une bonne gestion des Archives autrement dit la gestion des Archives Administratives permet en premier lieu de faciliter la prise de décisions en s’assurant de la conservation des documents essentiels pour l’établissement et de favoriser l’efficacité administrative en proposant des outils qui contribueront à assurer la continuité du Service Administrative. Elle permet également de réaliser des économies notamment en réduisant les coûts de traitement des documents, et en optimisant l’utilisation des espaces et des équipements. Elle permet enfin d’identifier les documents essentiels qui constituent une référence de l’histoire.
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REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
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RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES:
DICTIONNAIRES
Dictionnaire, le petit Larousse illustré(2008)
Dictionnaire, le robert d’aujourd’hui(2007)
Mémoires
Adéniran, O. (2018). Gestion des archives dans les collectivités territoriales du Bénin : cas de la mairie de Parakou.
Ameîratou BOUKARI NAR0(2020) mémoire pour l’obtention de licence
Breton, L. (2017). La gestion des archives dans les collectivités territoriales françaises : enjeux et pratiques. Revue française des sciences de l'information et de la communication, 11. https://journals.openedition.org/rfsic/2976
Ouvrages
Couture, C. (2011). La gestion des archives dans les collectivités territoriales. Gazette des archives, 218, 2334. https://www.persee.fr/doc/gazar_00165522_2011_num_218_2_4775
Duranti, L. (2015). A comparison of the management of digital and analog records in local government. Records Management Journal, 25(2), 150-163. https://doi.org/10.1108/RMJ-11-2014-0043
Hare, C. (2013). Managing electronic records in local government. Records Management Journal, 23(3), 181-197. https://doi.org/10.1108/RMJ-02-2013-0003
Kesse, Y. M. (2019). Étude de la gestion des archives dans les collectivités territoriales de Côte d'Ivoire : cas de la commune de Cocody.Bulletin de la Bibliothèque Nationale de Côte d'Ivoire, 22, 43-61. https://doi.org/10.1163/25426125-02201003.
Revue Africaine des Sciences de l'Information et de la Communication, 25, 57-74.
Les sites web
http://aepga.over-blog.com/article-la-gestion-des-archives
www.amazon.fr
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TABLE DES MATIERES
IDENTIFICATION DU JURY ........................................................................... i
AVERTISSEMENT ............................................................................................ ii
DEDICACES ...................................................................................................... iii
REMERCIEMENTS .......................................................................................... iv
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................... vi
LISTE DES TABLEAUX .................................................................................. vi
LISTE DES FIGURES .................................................................................... viii
LISTE DE L’ANNEXE ...................................................................................... ix
SOMMAIRE ....................................................................................................... ix
GLOSSAIRE ........................................................................................................ x
RESUME ............................................................................................................. xi
INTRODUCTION ............................................................................................... 2
............................................................................................................................... 4 CHAPITRE I : CADRE INSTITUTIONNEL ET DÉROULEMENT DU STAGE......................................................................................................... 4
CHAPITRE I: CADRE INSTITUTIONNEL ET DÉROULEMENT DU STAGE ................................................................................................................. 5
SECTION 1: CADRE DE L'ÉTUDE ET OBSERVATION SUR LE LIEU DE STAGE ........................................................................................................... 5
PARAGRAPHE 1: CADRE INSTITUTIONNEL DU STAGE ........................................................ 5
1-1 Présentation du cadre institutionnel ............................................................................................. 5
1-2- Présentation du cadre physique de l’étude ................................................................................ 11
A-Responsabilités de la salle des Archives Municipales .................................................................. 11
B- Supérieur hiérarchique .................................................................................................................. 12
PARAGRAPHE 2: Déroulement du stage ........................................................................................ 12
2-1: Travaux effectués ......................................................................................................................... 12
SECTION 2: CIBLAGE DE LA PROBLEMATIQUE ................................................................... 12
PARAGRAPHE 1 : Formulation et justification de la problématique ................................................ 13
1-1-Inventaire des éléments de l’état des lieux ................................................................................. 13
A-Inventaire des forces et Opportunités ........................................................................................... 13
B-Inventaire des faiblesses et menaces .............................................................................................. 13
1-2: Choix de la problématique et justification du thème ............................................................... 14
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PARAGRAPHE 2: SPECIFICATION DE LA PROBLEMATIQUE ET SEQUENCE DE RESOLUTION .................................................................................................................................... 15
2-1-Spécification de la problématique ............................................................................................... 15
2-2: Séquence de résolution ................................................................................................................ 16 CHAPITRE II : ASPECT THÉORIQUE ET MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE ........................................................................................................... 17
CHAPITRE II : ASPECT THÉORIQUE ET MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE ........................................................................................................... 18
SECTION 1 : ASPECT THÉORIQUE ............................................................................................. 18
PARAGRAPHE 1 : PROBLÉMATIQUE DE L'ÉTUDE ............................................................... 18
PARAGRAPHE 2: OBJECTIFS ET HYPOTHÈSES DE L'ÉTUDE ............................................ 18
2-1 OBJECTIFS .................................................................................................................................. 18
2-2: HYPOTHÈSES ............................................................................................................................ 19
PARAGRAPHE 3: CLARIFICATION CONCEPTUELLE .......................................................... 21
3-1: Clarification conceptuelle ........................................................................................................... 21
4- Les Problèmes caractéristiques de la gestion des Archives ......................................................... 26
4-1 Les impacts négatifs de la mauvaise gestion des Archives ........................................................ 26
4-2 Moyens permettant d'améliorer la gestion des Archives........................................................... 26
5 : LA "VIE" DES ARCHIVES ......................................................................................................... 27
5-1 : Les Archives ................................................................................................................................ 27
5-2: Intérêt de la conservation des Archives: .................................................................................... 29
5-3 : Les fonctions des Archives ......................................................................................................... 29
5-4 : Objectif de la bonne gestion des Archives ................................................................................ 31
6-Revue de littérature ......................................................................................................................... 32
Section 2 : Considérations méthodologiques..................................................................................... 36
Paragraphe 1: Nature de l'étude ........................................................................................................ 36
Paragraphe 2 : Démarches méthodologiques ................................................................................... 36
2-1 Recherche Documentaire ............................................................................................................. 36
2-2:Observation directe ...................................................................................................................... 36
2-3 Enquête .......................................................................................................................................... 37
2-4 Questionnaire ................................................................................................................................ 37
2-5 Entretien ........................................................................................................................................ 37
Paragraphe 3 : de la méthode de traitement des données aux difficultés rencontrées ................. 37
3-1 Méthode de traitement des données ............................................................................................ 37
3-2 Méthode de vérification des hypothèses ...................................................................................... 38
3-3 : Difficultés rencontrées ................................................................................................................ 38
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CHAPITRE III : PRESENTATION, ANALYSE DES RESULTATS ET SUGGESTIONS ................................................................................................ 39
............................................................................................................................. 39
CHAPITRE III : PRESENTATION, ANALYSE DES RESULTATS ET SUGGESTIONS ................................................................................................ 40
Section 1: PRESENTATION ET ANALYSE DES DONNEES ...................................................... 40
Paragraphe 1 : Présentation et analyse des données relatives aux problématiques spécifiques .. 40
PARAGRAPHE 2: VERIFICATION DES HYPOTHESES ET ETABLISSEMENT DU DIAGNOSTIC ..................................................................................................................................... 47
Section 2 : Suggestions ........................................................................................................................ 48
Paragraphe 1 : Approches de solutions ............................................................................................. 48
Paragraphe 2 : Recommandation et condition de mise en oeuvre ................................................... 48
............................................................................................................................. 50
CONCLUSION .................................................................................................. 51
............................................................................................................................ viii
RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES: ....................................................... ix
............................................................................................................................ xiv
ANNEXES .......................................................................................................... xv
ANNEXE N°1 ..................................................................................................... xv
ANNEXE N°2 ................................................................................................... xvii
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ANNEXES
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ANNEXES
ANNEXE N°1
QUESTIONNAIRE D’ENQUËTE
Dans le cadre de notre étude portant sur le thème « LA GESTION DES ARCHIVES DANS LES COLLECTIVITES TERRITORIALES : CAS DE LA MUNICIPALITES DE PARAKOU », ces questionnaires vous sont adressé afin de nous aider à avoir les informations nécessaires.
1-Les Archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur nature, leur date, la forme du support matériels élaboré et reçu par une personne physique ou morale du droit public ou privé dans le cadre de son activité. Ces documents sont conservés à des fins scientifiques, administratives et culturelles. AINSI
Pensez-vous que les Archives constituent de véritables sources informationnelles pour la Mairie de Parakou ?
1-Oui □ 2-Non □ 3-Je ne sais pas □
2-La qualité des services est-elle améliorée grâce à la bonne gestion et conservation des Archives ?
1-Oui □ 2-Non □ 3-Je ne sais pas □
3-La Commune de Parakou a-t-elle selon vous les moyens internes (financiers et matériels) nécessaires pour la bonne gestion des Archives ?
1-Oui □ 2-Non □ 3-Je ne sais pas □
LA GESTION DES ARCHIVES DANS LES COLLECTIVITES TERRITORIALES : CAS DE LA MUNICIPALITE DE PARAKOU
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4-Dites en quelque ligne ce que vous pensez de la gestion des Archives au Service de pré- Archivage et de la Documentation de la Mairie de Parakou.
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MERCI POUR VOTRE COLLABORATION !!!!!!!!
LA GESTION DES ARCHIVES DANS LES COLLECTIVITES TERRITORIALES : CAS DE LA MUNICIPALITE DE PARAKOU
Réalisé par AMOUSSOU Alban & ISSIAKA Lahoudathou xvi
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ANNEXE N°2
QUESTIONNAIRE D’ENTRETIEN
QUESTION 1 : Selon vous que représentent les Archives pour la commune de Parakou ?
QUESTION 2 : Quels est votre constat entre la gestion avant 2017 et après 2017 ?
QUESTION 3 : Faites-vous recours à du personnel d’appui pour la gestion des Archives ?
QUESTION 4 : Avez-vous des accords de partenariats avec d’autres institutions ou organisations ?
QUESTION 5 : Est-il possible que la salle des conservations construite en 2017 puisse garder assez de documents dans les 05 prochaines années à venir ?
QUESTION 6 : Quels sont alors les impacts de la mauvaise gestion des Archives ?
QUESTIONS7 : En quoi es ce qu’un réseau internet pourrait aider la salle des Archives ?
QUESTIONS 8 : Quels sont vos besoins actuels ?